La fórmula básica
El cálculo de ROI (retorno de inversión) de un software a medida no necesita ser complicado. La versión más útil para decidir si merece la pena es:
ROI anual = (Ahorro anual generado − Coste del proyecto) / Coste del proyecto
Y el periodo de recuperación (payback) = Coste del proyecto / Ahorro mensual generado.
Cómo calcular el "ahorro generado"
La parte que más se subestima es el ahorro real. Estos son los tres bloques que normalmente hay que sumar:
- Horas de trabajo manual eliminadas: horas semanales que el equipo dedica a tareas que el software automatizaría, multiplicadas por el coste por hora de esa persona (salario + cargas sociales / horas trabajadas al año) y por 52 semanas.
- Errores evitados: el coste de corregir errores de introducción manual de datos, pedidos duplicados, facturas mal calculadas o stock descuadrado. Aunque sea difícil de medir con precisión, una estimación conservadora suele ser suficiente.
- Oportunidades no perdidas: ventas o clientes que se pierden hoy por lentitud de respuesta, falta de visibilidad de datos o procesos que fallan en momentos de mucha carga.
Un ejemplo numérico
Una empresa con 4 personas dedicando 6 horas semanales cada una a introducir pedidos a mano en distintas hojas de cálculo, con un coste medio de 18€/hora:
- Horas ahorradas al año: 4 personas × 6 horas × 52 semanas = 1.248 horas.
- Ahorro anual en horas: 1.248 × 18€ = 22.464 €/año.
- Coste del proyecto (ERP a medida de complejidad media): 25.000 €.
- Periodo de recuperación: 25.000 € / (22.464 € / 12) ≈ 13,3 meses.
- ROI a 3 años: ((22.464 × 3) − 25.000) / 25.000 = 1,70, es decir, un 170% de retorno sobre la inversión inicial en tres años.
Y esto sin contar los errores evitados ni las oportunidades comerciales recuperadas, que en la mayoría de casos reales mejoran aún más este número.
¿Quieres estimar el ROI de tu propio proyecto? Cuéntanos cuánto tiempo dedica tu equipo hoy a procesos manuales y te ayudamos a hacer el cálculo con tus cifras reales.
Pedir una estimaciónQué acelera o retrasa el punto de equilibrio
- Acelera el ROI: procesos de alto volumen, varias personas dedicadas a la misma tarea manual, errores caros de corregir, y empezar por el módulo de mayor impacto en vez de abarcarlo todo de golpe.
- Retrasa el ROI: automatizar un proceso que ya era rápido, un alcance mal definido que obliga a rehacer trabajo, o no dar formación suficiente al equipo para que use el sistema de la forma prevista.
El ROI de un software a medida casi nunca depende del precio del desarrollo, sino de si el proyecto ataca el problema que de verdad más tiempo o dinero le cuesta a la empresa hoy. Si quieres ver cómo enfocamos ese tipo de proyectos, puedes ver más en nuestro servicio de software a medida.